Checklista för bättre möten

Möten behöver inte vara en pest och pina. Informations- och avstämningsmöten kan göras kortare, effektivare och mer intressanta genom att tillämpa några enkla regler.

Checklista för möten

Innan mötet

  • Mötet har ett tydligt mål, syfte eller förväntat utfall som samtliga känner till och förstår. Saknas det – ställ in.
  • Alla mötesdeltagare förbereder sig innan mötet. Jag har sett tuffa mötesledare som bett deltagare, som varit oförberedda att lämna mötet.
  • Föredragande tar med sig det material som krävs, tex. åhörarkopior.
  • Alla (eller berörda) läser igenom distribuerat material.
  • Sammankallande ansvarar för att lokalen är i ordning, att tavlan suddats och att pennor, papper post-it-lappar, blädderblock osv finns. Går lokalen att vädra så är det bra att göra innan mötet.
  • Vid möten längre än en timme är det bra om det finns vatten att dricka.
  • Är mötet längre än 40-50 minuter, ta en kortare paus/bensträckare i lokalen. Släpp in frisk luft. Tar ni en längre paus meddelar mötesledaren det klockslag när mötet påbörjas igen.
  • En mötesledare är utsedd/utses.
  • En sekreterare är utsedd/utses som för mötesprotokoll.
  • Låt rollerna som sekreterare och mötesledare rotera bland mötesdeltagarna vid återkommande möten i samma församling.
  • En kallelse finns. Kan vara en stående kallelse.
  • En agenda har distribuerats i god tid. Kan vara en stående agenda.
  • Alla är på plats i lokalen 5 minuter innan utsatt tid så att mötet verkligen kan startas på utsatt tid.
  • Även kreativa möten, workshops och liknande, kräver förberedelser och struktur.

Under mötet

  • Mötesledaren hälsar välkommen och påminner alla om att inte glömma att starta sina telefoner efter mötet.
  • Det är mötesledarens ansvar att stoppa de som pratar för mycket och hjälpa de som inte säger något att komma till tals.
  • Mötesledaren bockar av agendan allt eftersom den avverkas och kommunicerar detta tydligt till alla mötesdeltagare.
  • Sekreteraren fångar upp och dokumenterar sånt som inte kan eller ska behandlas på mötet, under ex. Övriga punkter.
  • Lös inte problem på mötet (om det inte nu är ett sånt möte). Upprätta en att göra-lista, med ansvarig person, förväntat resultat och färdigtidpunkt.
  • Alla respekterar mötets agenda, start- och sluttid.
  • Planera in tid för att reflektera över hur ni arbetade på mötet. Vad kan göras bättre till nästa gång?

Efter mötet

  • Sekreteraren distribuerar mötesanteckningarna skyndsamt, gärna elektroniskt och lätta att komma åt för alla berörda.
  • Dra lärdom av erfarenheter från genomförda möten och tillämpa denna i nästföljande. Det går alltid att göra saker bättre.

Fler tips som kan göra mötet bättre

  • Mötet är ingen fikapaus. Fika efter mötet eller under en paus.
  • Kläm inte in allt som går och lite till i ett långt möte.
  • Ståmöten är en effektiv teknik att hålla ner mötestiden. Många tillämpar framgångsrikt korta morgonmöten på 10-15 minuter.
  • Pröva Time Box-tekniken – är mötet bestämt till 1 timme avslutas det efter 1 timme. Mötesledaren ansvarar för att överskjutande punkter i agendan hanteras vid senare tillfälle.
  • Alla är delaktiga i mötet och har sitt ansvar i mötets genomförande. Möten är inte chefens eller projektledarens enmansshow.
  • Alla kanske inte behöver vara med under hela mötet?
  • Var aktiv, alert och engagerad som mötesledare!
  • Ställ denna fråga: Behöver vi verkligen ha ett möte? Fundera över det, gör inte möten till slentrian.

Och sist men inte minst: Den här listan är inte facit eller komplett på något sätt. Gör den bättre: ta bort punkter, lägg till och anpassa till just din verksamhet. Sluta aldrig att förbättra, låt listan leva.

Lycka till och njut av kortare, effektivare och trevligare möten!

Annonser

En reaktion på ”Checklista för bättre möten

  1. Ping: Effektiva möten - TeachTalk

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s